Digitalisering is niet meer weg te denken in de interne en publieke dienstverlening. Digitalisering ondersteunt de moderne publieksdienstverlening naar de inwoners en raakt de werkprocessen van de medewerkers. Daarbij maken we steeds meer gebruik van data.
We willen op verschillende manieren met data de dienstverlening verbeteren en besluiten beter onderbouwen. Door data te visualiseren, kunnen we bijvoorbeeld de impact van verschillende scenario’s inzichtelijk maken, zoals zon- en schaduweffecten bij de bouw van nieuwe gebouwen in de omgeving. Daarnaast kunnen we voorspellende modellen bouwen om problemen of hulpbehoefte van inwoners te voorkomen in plaats van ze achteraf te verhelpen. Denk hierbij aan het voorspellen van armoede, dakloosheid, schoolverlaters of zorgbehoeften.
Door data te gebruiken in besluitvorming en transparant te zijn over welke data wordt gebruikt, wordt bijgedragen aan een meer ervaren objectiviteit waardoor inwoners besluiten van de gemeente beter kunnen toetsen.

Sinds ChatGPT is geïntroduceerd in november 2022 is voor het eerst op grote schaal een AI-toepassing voor het publiek beschikbaar gekomen. Dit heeft een enorme boost gegeven aan de ontwikkeling van AI en het gebruik en toepassen van algoritmes. Waar dit op lange termijn toe leidt is nog nauwelijks te overzien. Als volgende stap in AI zien we de zogenaamde AI-agents ontstaan. Dat zijn AI tools die zijn gericht op het uitvoeren van een hele specifieke taak. Technologiebedrijven voorzien dat medewerkers op termijn ondersteund worden door een veelheid van dit soort AI-agents om routinematige werkzaamheden uit te voeren.
We zien wel dat deze technologie steeds meer onderdeel gaat uitmaken van onze werkzaamheden. Of we nu willen of niet: AI is er en gaat niet meer verdwijnen. Dat betekent dat we als gemeente meebewegen op deze ontwikkelingen, experimenteren en ervaring op doen om beter te kunnen beoordelen waar we op moeten investeren. Dat betekent ook dat we de I-visie gaan actualiseren en beleid willen opnemen over de inzet van AI en welke kaders daarvoor gelden.
Hierbij valt te denken aan ethische kaders maar uiteraard ook de kaders vanuit privacy en informatiebeveiliging zoals die gelden vanuit het strategisch informatiebeveiligingsbeleid.

Informatiebeveiliging en digitale soevereiniteit

Ook op het vlak van informatiebeveiliging zien we in toenemende mate dreiging op ons afkomen. Nieuwe technologieën bieden ook aan kwaadwillenden nieuwe mogelijkheden. Het begrip VUCA wereld (Volatile Uncertain Complex Ambigue) is een aanduiding van de tijd waarin we leven. Statelijke actoren roeren zich steeds meer in het digitale domein. Georganiseerde misdaad slaagt er telkens in om organisaties digitaal te gijzelen.
Dat vraagt aan ons om alert te blijven en te blijven inzetten op een sterke informatiebeveiliging in zowel het fysieke als digitale domein. Tegelijkertijd kunnen we vaststellen dat het dreigingsrisico niet tot nul is te reduceren. Daarom blijven we oefenen met cybercrisis dreigingen.
Met de nieuwe Cyberwetgeving in aantocht (beoogd vierde kwartaal 2025) zien we ook vanuit de politiek steeds meer aandacht voor de zorg voor informatiebeveiliging als kerntaak van het bestuur. Daarmee moet informatie risicomanagement ook deel gaan uitmaken van de integrale planning en control cyclus.
In dit kader zien we ook steeds meer behoefte aan digitale (data) soevereiniteit. We constateren dat we de afgelopen jaren, min of meer geruisloos, afhankelijk zijn geworden van vooral Amerikaanse Big Tech bedrijven. In de huidige wereld constateren we dat dit daarmee ook een risico is geworden. We volgen deze ontwikkelingen en constateren dat er in Nederland meer geluiden op gaan om in te zetten op minder afhankelijkheid van de VS. Deze richting zullen we volgen en zo mogelijk op handelen binnen de mogelijkheden die we daarin als gemeente hebben.

Waar moeten we de komende jaren op inzetten?

Datagedreven werken vereist een basis die op orde is. Zonder goede datakwaliteit heeft datagedreven werken eerder een negatief dan positief effect. Immers, besluitvorming wordt dan gebaseerd op onvolledige of onjuiste data.
Op dit moment constateren we dat we nog niet alle data op orde hebben. Documenten zijn moeilijk vindbaar, een deel van het beleid is niet actueel, data is nog niet altijd beschikbaar in onze Digital Twin, het afhandelen van WOO/AVG verzoeken kost relatief veel tijd en onze toezichthouders wijzen herhaaldelijk op een aantal gebreken in ons informatiebeheer. Een pilot met een AI-toepassing leerde ons de AI-toepassing als zodanig goed werkte maar dat de onderliggende data van onvoldoende kwaliteit was om tot een betrouwbare uitkomst te komen.
We moeten dus verbeteren in ons informatiebeheer, en dat moet ook om de basis op orde te krijgen. Tegelijkertijd werpt dat de vraag op wat de ambitie van de gemeente is. Willen we de basis op orde of willen we in staat zijn om op basis van juiste data alle inwoners te bieden waar ze voor in aanmerking komen? Wat is het kwaliteitsniveau dat we nastreven? Het zal duidelijk zijn dat meer ambitie meer resources vraagt van de organisatie.
We staan aan de vooravond van de invoering van een aantal nieuwe toepassingen voor het zaakgericht werken (PodiumD, SharePoint archivering). Dit momentum willen we gebruiken om op dit deel het informatiebeheer weer te versterken.
Wanneer we inzetten op een beter informatiebeheer vraagt dit ook meer structuur en minder vrijheid. Het vraagt discipline van medewerkers en het nakomen van afspraken. We kunnen stellen dat dit ook wel een cultuurverandering vraagt. Tegelijkertijd rechtvaardigt de groei van het aantal medewerkers ook dat er wat meer structuur komt in het werk dat we doen.
Digitale toegankelijkheid, transparantie en ethiek is niet los te zien van het informatiebeheer. Onze informatie moet digitaal toegankelijk zijn voor de inwoners en dat vraagt enerzijds om technologische voorzieningen die beschikbaar moeten zijn maar het vraagt ook om transparantie in onze processen, uitlegbaarheid naar de inwoners en medewerkers. Maar het vraagt ook transparantie in het gebruik van data (en eventuele algoritmes). Ethiek is daarom in toenemende mate van belang en wordt ook als discipline toegevoegd aan het CIO-bureau.

De goede dingen doen en de dingen goed doen

Op dit moment constateren we ook dat de capaciteit van de DOWR-I organisatie wordt overvraagd door alle projecten en initiatieven die gestart worden. Daarom zetten we voor de komende jaren in op portfoliomanagement. We willen beter sturen op het starten van initiatieven die bijdragen aan de strategische opgaven en de taken van de gemeente en de beschikbare capaciteit daarop inzetten. Dat voorkomt dat we (te) veel initiatieven oppakken en (te) weinig echt afronden (realiseren). Hierin voorzien we een intensieve samenwerking tussen de beleidsdomeinen, de informatievoorziening en de IT-uitvoering. Dat doen we deels ook samen met Olst-Wijhe en Raalte.

Wat betekent dit voor de medewerkers?

De verdergaande digitalisering, het datagedreven werken en de ontwikkeling van AI vragen ook wat van onze medewerkers. Het vraagt digitale fitheid, gerelateerd aan de nieuwe technologieën.

Dit vraagt een investering in onze medewerkers. Zij moeten in staat zijn om met de nieuwe technologieën te werken, zich bewust te zijn van de risico’s het gebruik en ook in staat zijn om data goed te interpreteren. Het betekent ook dat traditionele werkwijzen (moeten) veranderen: beleidsmakers zullen meer beleid visualiseren in de Digital Twin bijvoorbeeld.
Medewerkers zullen met AI-toepassingen makkelijker in staat zijn om analyses op datasets uit te voeren maar zullen dus ook in staat moeten zijn om goede interpretaties van uitkomsten te kunnen doen. Dit vraagt andere kennis, competenties en vaardigheden van medewerkers.